Оправданное желание каждого руководителя – чтобы его сотрудники отличались высокой исполнительностью. При этом усилия, затраченные на стимулирования исполнительности, были минимальны. Однако не каждый руководитель способен выстроить в своем структурном подразделении эффективную систему контроля исполнительской дисциплины, не затрачивая на регулярные совещания, заполнения журналов и т.д. массу ценного рабочего времени.

С 2008 компания Malahit  по заказу ЧТПЗ осуществляет проект Malahit: Documentum, направленный на планомерный отказ от бумажного документооборота в пользу электронного. Вслед за приказами и распоряжениями, в электронную форму перешли все организационно-распорядительные документы. Следующей целью стало создание унифицированной системы контроля исполнительской дисциплина в рамках единого информационного поля, что позволило бы вести анализ исполнительности сотрудников на различных уровнях. Такая система была разработана специалистами Malahit в рамках решения Malahit: Documentum и в 2011 году было начато ее внедрение на ЧТПЗ.  Те поручения, что раньше доводились до исполнителя посредством бумажных документов, а чаще в устном разговоре, перешли в формат электронной контрольной карточки с подробным описанием задач. Сроки исполнения, а также их нарушение или перенос четко фиксируются в системе, соблюдение сроков помогает обеспечить система напоминаний. Кроме автора и исполнителя поручения,  в карточке указывается контролер – человек, который отслеживает ход выполнения поручения. Функция делегирования задач позволяет исполнителю распределить задачи внутри подразделения для оптимизации их выполнения.

Каковы преимущества для руководителя? Процесс исполнения поручений становится прозрачным: видна статистика исполнения по каждому сотруднику, насколько соблюдаются сроки, можно отследить сложность исполнения задач и т.д. Контроль исполнительской дисциплины стал не просто помощником руководства, а инструментом, позволяющим анализировать бизнес-процессы предприятия для дальнейшей оптимизации. Рядовому сотруднику работа в системе, во-первых, помогает не упустить важные задачи, во-вторых, дает уверенность в том, что его труд оценен руководителем объективно, на основе изучения отчетов об исполнительской дисциплине.

Следующим большим шагом в 2011 году стал уход от массы бумажных протоколов и служебных записок. Сейчас весь обмен подобными документами происходит в системе Malahit: Documentum. Получатель обязан принять либо отклонить служебную записку, при этом получатель не сможет отправить документ в архив, не заполнив резолюцию. Отправитель получает извещение о действиях получателя. Протоколы совещаний заполняются непосредственно в ходе встречи, с помощью электронного шаблона в Malahit: Documentum, что значительно экономит время участников совещания, не требует дополнительного согласования, автоматически формируются поручения согласно пунктам протокола.

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины и организационно-распорядительной документации – это значительный шаг на пути увеличения эффективности рабочего процесса предприятий.  С начала проекта до конца 2011 года количество документов, обрабатываемых в системе Malahit: Documentum увеличилось в 15 раз и на столько же уменьшился объем бумажных носителей, что подтверждает удобство и эффективность электронного документооборота с точки зрения современного управления предприятием. Кроме того, в конце 2011 года специалистами компании Malahit реализован и запущен в опытную эксплуатацию проект по созданию единого архива проектной документации с доступом через систему Malahit: Documentum, также ведется разработка версии Malahit: Documentum для использования на мобильных устройствах (планшетные компьютеры, смартфоны) с любой операционной системой (IOS, Android, Windows Mobile). Цель данных проектов: обеспечить пользователей надежным помощником в виде решения Malahit: Documentum, который всегда под рукой.

Справка о компании: ИТ-компания «Малахит» - системный интегратор Группы ЧТПЗ и один из ведущих разработчиков корпоративных информационных систем на Южном Урале с 20-летим успешным опытом внедрения и сопровождения систем управления бизнес-процессами крупных производственных предприятий.  Продукты компании «Малахит» успешно внедрены и работают на предприятиях трубного дивизиона Группы ЧТПЗ, включающего трубопрокатные заводы в Челябинске и Первоуральске, Торговый дом «Уралтрубосталь» и спотовую сеть УСК, ОАО «Синарский трубный завод», ООО «МЗ «Камасталь».
ООО "Малахит" г. Челябинск, ул. Масленникова, 17 б тел.: (351) 253-53-08, 253-53-09;

За дополнительной информацией обращайтесь:

Управление маркетинга и PR

info@malahitsoft.ru

Кстати, а вы знали, что на «Сделано у нас» статьи публикуют посетители, такие же как и вы? И никакой премодерации, согласований и разрешений! Любой может добавить новость. А лучшие попадут в наш Телеграм @sdelanounas_ru. Подробнее о том как работает наш сайт здесь👈